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Le comité de votre club

spécu

Mercredi 12 Novembre 2014 13:28

Voilà je post ce sujet simplement parce que nous avons l'idée dans notre club de redéfinir les statuts de chaque membres du comité.

Notre comité est composé de quatre personnes. Le président, la trésorière et également vice présidente, le secrétaire et également responsable interclubs, ainsi que le responsable jeune qui s'occupe des entraînements dirigés.

Sa fait peu de membres et beaucoup de responsabilités pour le secrétaire.

Nous aimerions donc redéfinir les tâches de chacun pour que les rôles soient plus égaux et que le secrétaire ne se laisse plus déborder par toutes ses responsabilités.

Alors pour vous, de combien de membres se compose vos comités?

Et à votre avis que devrait être la tâche et le rôle de chacun??
archeo

Mercredi 12 Novembre 2014 13:41

Combien y a t-il de licenciés dans votre club ?
Au-delà de leurs titres respectifs, quels sont les rôles de ces quatre membres à l'heure actuelle ? Par exemple : qui gère les adhésions des licenciés, le secrétaire (parce que c'est de la "paperasse"Clin d'oeil, le trésorier (parce qu'il y a un côté financier) ?
Je pose cette question car il faut évaluer la charge de travail de chacun (et idéalement de chacune de ces tâches) pour ensuite la reventiler différemment. Etant secrétaire moi-même, il faut aussi reconnaître que c'est très cyclique avec un début de saison toujours très chargé puis des mois beaucoup plus calme par la suite.

Chez nous, dans un club de 60 licenciés, nous avons un conseil d'administration composé de 12 membres au sein desquels on choisit 6 personnes pour composer le bureau avec Président / Vice Président / Secrétaire / Secrétaire Adjoint / Trésorier / Trésorier Adjoint.
Le Président a principalement un rôle de représentation vis à vis des membres mais aussi des instances (comité, fédération...), des partenaires, des élus.
Le Secrétaire à en charge le fonctionnement administratif du club : transmission des résultats au comité, organisation des réunions et rédaction des PV. Je gère aussi le site internet du club et les achats de matériel auprès du distributeur de matériel avec lequel on a un partenariat a un partenariat mais ces deux aspects ne sont pas propres à la fonction de Secrétaire.
Le Trésorier gère tous les aspects financiers : inscriptions des licenciés et des équipes auprès de la fédération, préparation des demandes de subventions, prise en charge directe et/ou remboursement des frais engagés pour le compte du club.
Message modifié 1 fois, dernière modification Mercredi 12 Novembre 2014 13:50 par archeo
http://www.ustremblaytt.fr/
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Mercredi 12 Novembre 2014 15:42

Chez nous notre comité compte 10 personnes. Dont 4 qui sont simplement des membres.
Joël

Jeudi 13 Novembre 2014 16:30

Je te suggère de poster ce sujet dans le forum "Dirigeants".
Sapientia est ars vivendi.
archeo

Jeudi 13 Novembre 2014 16:38

Vu que son topic est créé, il ne pourrait pas être déplacé dans la bonne section par un modo ?
http://www.ustremblaytt.fr/
Joël

Jeudi 13 Novembre 2014 16:44

Citation de archeo :
Vu que son topic est créé, il ne pourrait pas être déplacé dans la bonne section par un modo ?


Voilà qui est fait.
Sapientia est ars vivendi.
Joël

Jeudi 13 Novembre 2014 17:09

Pour répondre plus précisément à la question de spécu : je fais également partie du comité de mon club, qui est aussi le conseil d'administration car nous sommes en ASBL.
J'ai, auparavant, été secrétaire de club pendant plusieurs années.

Le comité est composé de 8 personnes pour un club d'une 40aine de membres. Il me semble que nous pourrions être un peu moins nombreux et tout aussi efficaces, car cela dépend de la répartition des tâches et de l'investissement personnel de chacun. Plus on est nombreux dans un comité, plus de temps aussi on passe à des réunions et contacts internes...
Dans mon club actuel, le fonctionnement administratif et sportif dépend en gros de 4-5 personnes. Les autres sont plutôt actives au niveau du matériel, de l'organisation d'événements. A ce niveau-là, il est évidemment intéressant d'être plus nombreux.
Quant à cumuler le poste de secrétaire et de responsable interclubs, il me semble que c'est beaucoup pour une seule personne, sauf s'il s'agit d'un petit club avec peu d'équipes, ou si la personne qui le fait a beaucoup de temps libre.
Sapientia est ars vivendi.
pierread

Jeudi 13 Novembre 2014 19:44

Wow, 10 ou 12 dirigeants ? C'est beaucoup non (surtout sur un club de 60 personnes, c'est vraiment super de parvenir à trouver 10 personnes motivées !).

Chez nous, une quarantaine de licenciés, et 6 membres du bureau. Le président et le trésorier sont jeunes retraités, très présents et actifs (à la salle 3-4 fois dans la semaine, généralement). Pour ma part, je suis secrétaire et responsable des équipes / de la communication web. Mon secrétaire-adjoint est l'ancien secrétaire au long cours, il commence à prendre un peu de recul mais continue à gérer les demandes de licences en début de saison : comme c'est le plus gros boulot du secrétaire, le mien n'est donc pas insoutenable, il me reste principalement de la communication, envoi de courriers / mails pour des événements particuliers, etc. Notre bureau comprend également un président d'honneur en charge des manifestations culturelles et des relations avec la presse, et une trésorière-adjointe.

Ça tourne donc bien. Au quotidien, on est 3 à être très présents à la salle et pour les besoins quotidiens de la vie du club. Notre secrétaire adjoint gère donc les prises de licences et a un gros boulot en début de saison. Les 2 autres membres du bureau ont des tâches plus restreintes ou occasionnelles, et une "charge" moindre.
Base de données bois : http://yattdb.pabuisson.com
spécu

Dimanche 07 Décembre 2014 12:51

Notre club est composé de 6 équipes provinciales et une équipe vétéran, pour une quarantaine de membres mais pas tous joueurs.
On doit être 26 à jouer en championnat.

Le président est l'image du club et essaye d'arranger les bidons, la trésorière s'occupe des comptes, le responsable jeune amène un
membre de plus dans le comité et le secrétaire s'occupe du reste c'est à dire la relation directe avec la fédé, la gestion de la salle,
la gestion du matériel, la gestion des équipements, la gestion de l'administratif, la gestion de 4 équipes de championnat plus le contact
avec les responsables d'équipes pour voir si les équipes sont toutes complètes. De plus il gère aussi en partie la création des événements
comme la saint Nicolas des jeunes, notre marché de noël ou encore la soirée que nous organisons une fois par an.
Bien sur les autres membres du comité donne un coup de main par moment, mais le gros du travail est abattu par une seule et même personne.

Je trouve que cela fait trop, surtout pour une personne qui joue aussi, qui a une vie de famille ainsi qu'un boulot qui lui prend bcp d'énergie.

Et en faite le ras le bol c'est installé, il ne sait plus assumé son boulot de secrétaire comme il le voudrait et à décidé de nous remettre sa
démission en fin de saison, tout en assumant la fin de saison.

Le seul problème est de retrouver quelqu'un d'assez motivé pour le remplacer, mais aussi de mieux diviser les tâches entre membres du
comité pour ne plus tout mettre sur les épaules d'une seule et même personne.

Ça va être dur, c'est pour cela que je vous demandais si vous aviez idée de comment fonctionnait vos comités respectifs
pierread

Dimanche 07 Décembre 2014 19:51

Wow spécu, effectivement, votre secrétaire est un homme à tout faire. Pendant 2 ans, j'ai été président, je gérais les compositions d'équipes, appeler les joueurs pour m'assurer des dispo, contacter les autres équipes pour les éventuels changements de dates, diriger quelques entraînements, ouvrir la salle les jours de matchs, la mettre en place, juge-arbitrer, et, quand il restait un peu de temps, jouer. J'ai failli arrêter le ping au terme de ces 2 années (le tout ayant été assorti de problèmes extra-sportifs avec quelques membres). Bref, c'est vite usant de tout faire, un club c'est un ensemble de joueurs, il ne faut pas que tout repose sur la même personne, sous peine de l'épuiser et, le jour où il s'arrête, d'être en galère Clin d'oeil

Pour moi, dans tout ce qu'il fait, il y a plusieurs volets :
- Sportif : composition des équipes principalement
- Logistiques : gestion de la salle, du matériel, des équipements
- Administratif : relation avec la fédé, administratif, inscription des équipes
- Événementiel : saint Nicolas, marché de Noël, soirée du club

Le volet logistique est peut-être le plus simple à prendre en charge par quelqu'un d'autre ? Le sportif demande rapidement pas mal de temps, tout dépend du sérieux des capitaines d'équipes. Si ceux-là s'occupent bien de faire le relai avec leurs joueurs, c'est un rôle qui peut être repris assez rapidement par quelqu'un d'autre. L'administratif, c'est un gros boulot pour les débuts de phase essentiellement, et là il faut être un peu au fait de la façon dont ça fonctionne. Le reste du temps ça doit être plus calme. Pour l'événementiel... tout dépend de quel était son rôle là-dedans, organisation, communication interne, contacts externes... Clin d'oeil

Bref, à mon avis le mieux est de diviser toutes ses tâches (comme je l'ai fait, ou d'une autre façon, peu importe), et de répartir un peu plus les responsabilités pour ne pas user un autre secrétaire trop rapidement Clin d'oeil
Base de données bois : http://yattdb.pabuisson.com
Xyphis

Mardi 09 Décembre 2014 11:42

Citation de spécu :
Je trouve que cela fait trop, surtout pour une personne qui joue aussi, qui a une vie de famille ainsi qu'un boulot qui lui prend bcp d'énergie.

Et en faite le ras le bol c'est installé, il ne sait plus assumé son boulot de secrétaire comme il le voudrait et à décidé de nous remettre sa
démission en fin de saison, tout en assumant la fin de saison.


C'est un danger permanent. Personne n'est éternel, sur un poste bénévole à responsabilité et forte charge de travail encore moins...
J'ai vécu cela il y a 12 ans (un président-secrétaire-trésorier) : le club ne s'en est remis que difficilement quand il est brutalement devenu indisponible...

C'est une question de sécurité de mettre deux personnes pour les postes à forte responsabilité et qui doivent potentiellement réagir rapidement. Un responsable interclub et un secrétaire par exemple, si l'un d'eux est injoignable (bêtement à cause d'un imprévu, d'un téléphone déchargé ...) ça peut coûter très cher. Avoir deux personnes sur ces deux postes, quitte à faire deux Secrétaire-Responsable-Interclubs permet déjà de diminuer ce risque. Ensuite, l'autre problème est que la plupart des tâches se concentrent durant quelques périodes. Ainsi le responsable interclub fait la sélection de toutes les équipes en même temps, qui elles-mêmes vont jouer en même temps.

En résumé, plusieurs personnes sur les postes-clés c'est une sécurité et un moyen de paralléliser le travail. Ca permet aussi à ceux qui occupent ces postes de se sentir moins "obligés" de continuer jusqu'au ras-le-bol absolu. On cède sa place beaucoup plus facilement quand on sait qu'il y a déjà quelqu'un de compétent pour la reprendre.
Morgoth 27

Samedi 13 Décembre 2014 23:09

Je suis secrétaire adjoint dans un club de 40 licenciés , 5 équipes adultes , 2 équipes jeunes et 3 équipes coupes .
J'ai récupéré la gestion des équipes , un gros travail pas toujours très motivant ( quand tu reçoit un message à une heure du match pour te dire : je ne peut pas jouer ) , ça allège un peu le travail du secrétaire qui s'en occupé avant moi .
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